溝通協(xié)調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導之間，無(wú)論是參與政務(wù)、處理事務(wù)還是辦理會(huì )議，都離不開(kāi)辦公室的大力溝通協(xié)調。新時(shí)代、新形勢、新任務(wù)要求辦公室必須以新的方法、新的思維來(lái)處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調工作的重要性是不言而喻了。
一、正確認識溝通協(xié)調工作的重要性是做好辦公室工作的前提
溝通協(xié)調是指兩人或兩人以上的群體通過(guò)符號的相互交換而建立的關(guān)系，為實(shí)現共同的目的而把各項活動(dòng)加以調節,并引導各組織機關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。在組織坐標中辦公室就像兩根數軸的交叉點(diǎn),承擔著(zhù)各種指令和信息的落實(shí)執行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡(luò )溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導與下屬的感情聯(lián)絡(luò )，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動(dòng)。
1、溝通協(xié)調是使組織成為一個(gè)整體的“凝聚劑”
每個(gè)企業(yè)單位都由數人，數十人，甚至成千上萬(wàn)人組成，組織每天的活動(dòng)也由許許多多的具體的工作所構成。由于個(gè)體的地位、利益和成長(cháng)經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個(gè)體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動(dòng)溝通協(xié)調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡(jiǎn)單的認為辦公室無(wú)非是領(lǐng)導的“傳聲器”，組織材料的“勤務(wù)員”，這種思想恰恰與時(shí)代對辦公室提出的管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標在此類(lèi)單位中根本是“墻上的門(mén)簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個(gè)部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現代組織機構尤其是如此。這就需要溝通協(xié)調使個(gè)體之間、部門(mén)之間、個(gè)體與部門(mén)之間互相交流意見(jiàn)，同意思想認識，自覺(jué)地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實(shí)現。
2、溝通協(xié)調是領(lǐng)導者激勵下屬，實(shí)現其職能的基本途徑
一個(gè)組織的領(lǐng)導者無(wú)論他有多么高超的領(lǐng)導藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令?！比绾巫龅缴霞夘I(lǐng)導不疑部屬，而部屬不覺(jué)得困惑從而順利地實(shí)現領(lǐng)導的職能？領(lǐng)導環(huán)境理論認為，領(lǐng)導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動(dòng)，為滿(mǎn)足這些愿望而擬訂與實(shí)施各種方案的人，而下屬就是從領(lǐng)導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調這個(gè)基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領(lǐng)導者和溝通協(xié)調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。
二、準確把握溝通協(xié)調工作的核心是做好辦公室工作的基礎
溝通協(xié)調是通過(guò)平衡、調整和改善相關(guān)組織及其人員之間的關(guān)系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y一，由沖突變?yōu)楹献?，從而使組織系統發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調工作的目的主要是促進(jìn)領(lǐng)導班子的團結，理順決策機關(guān)、執行部門(mén)和基層單位之間的關(guān)系，同時(shí)增強決策的科學(xué)性和決策實(shí)施的穿透力，從而使組織上下一致，目標一致，行動(dòng)統一，合力推動(dòng)各項事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調與關(guān)系溝通協(xié)調兩個(gè)方面：
1、工作溝通協(xié)調
第一、公文溝通協(xié)調，包括對外公文與對內公文的撰寫(xiě)和外來(lái)公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見(jiàn)完善公文內容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據領(lǐng)導的意見(jiàn)、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導閱覽，以此減少領(lǐng)導的工作的壓力，提高領(lǐng)導的工作效率。
第二、會(huì )議溝通協(xié)調，這是最常見(jiàn)的一種溝通協(xié)調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題和決策的落實(shí)工作，避免“會(huì )議撞車(chē)”，保證會(huì )議達到預期的目的。通常情況下參加會(huì )議的人員較多，各方的意見(jiàn)發(fā)表后，與會(huì )者會(huì )“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會(huì )顧大局、識大體，一般不會(huì )在眾多部門(mén)人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿(mǎn)足而棄他人于不顧。這樣就容易結合實(shí)際情況討論出合理的方案來(lái)解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復雜、各方矛盾比較尖銳的問(wèn)題、比較敏感的問(wèn)題。
第三、事務(wù)溝通協(xié)調。辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導管理事務(wù)，使領(lǐng)導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著(zhù)“要就干大事，要么不干”。據說(shuō)這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以?huà)咛煜碌牡览?。萬(wàn)丈高樓平地起，有這種思想的秘書(shū)人員要及時(shí)糾正自己的工作觀(guān)念，不要讓時(shí)代的車(chē)子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏(yíng)得各級領(lǐng)導和各屆人士的理解與支持。
2、關(guān)系溝通協(xié)調
第一、領(lǐng)導關(guān)系的溝通協(xié)調。任何一個(gè)單位的領(lǐng)導者都有相應的職責權力。由于領(lǐng)導的閱歷、經(jīng)驗、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認識、觀(guān)察事物的角度、出發(fā)點(diǎn)不同，導致在處理具體的問(wèn)題、形成某項決策時(shí)，往往會(huì )因一些不同的觀(guān)點(diǎn)而出現矛盾。此時(shí)辦公室人員就要及時(shí)溝通信息、協(xié)調關(guān)系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調節領(lǐng)導關(guān)系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領(lǐng)導決策的“催化劑”作用，增強領(lǐng)導班子的凝聚力、向心力和戰斗力。切不可因過(guò)去那位領(lǐng)導對你有偏見(jiàn)就趁此機會(huì )從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運行。
第二、搞好部門(mén)之間的溝通協(xié)調工作。由于利益關(guān)系的調整，往往會(huì )引起部門(mén)之間工作的不和諧，從而影響領(lǐng)導決策的實(shí)施。辦公室的主要任務(wù)就是把握動(dòng)向，合理引導并溝通協(xié)調各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門(mén)間精誠合作，防止推委扯皮等不良現象發(fā)生。另外，在重大決策出臺與實(shí)施前，辦公室應及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導部門(mén)匯報，聽(tīng)取指示，做到既填補“盲區”又避免“撞車(chē)”，使領(lǐng)導部門(mén)之間的工作連接成一個(gè)整體，以促進(jìn)組織整體工作目標的實(shí)現。
第三、內外關(guān)系的溝通協(xié)調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協(xié)調工作，充分調動(dòng)各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門(mén)間、工作人員間的矛盾，實(shí)現內部信息暢通交流，創(chuàng )造一個(gè)團結協(xié)作、溫暖和諧的內部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時(shí),辦公室應輔助協(xié)調領(lǐng)導將全能型領(lǐng)導機構轉變?yōu)橛邢扌?。改變過(guò)去無(wú)所不包、無(wú)所不能的傳統習慣，堅持有所為，有所不為。凡是社會(huì )能自我調節、自我管理的事，上層領(lǐng)導組織就不必介入，減少上層領(lǐng)導組織不必要的負擔。
第四、中心工作與其它工作關(guān)系的溝通協(xié)調。項目辦公室工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復雜。辦公室一定要有預見(jiàn)性，提前為領(lǐng)導提出活動(dòng)預案，并協(xié)助領(lǐng)導處理好中心工作與其他工作的關(guān)系，突出重點(diǎn)、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒(méi)有重點(diǎn)、次重點(diǎn)與非重點(diǎn)的分別，最后搞的領(lǐng)導與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學(xué)會(huì )“十個(gè)指頭彈琴”，而且要十個(gè)指頭都能應用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領(lǐng)導把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時(shí)間來(lái)處理大量的一般性事務(wù)性的工作。
三、建立良好正常的人際關(guān)系是做好溝通協(xié)調工作的紐帶
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關(guān)系。試想如果有一個(gè)在整個(gè)組織中人際關(guān)系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調的目標就很容易達到了。所以，辦公室工作人員在參與公司事務(wù)的同時(shí)還必須要建立良好的人際關(guān)系。具體就是要做好以下兩個(gè)方面：
首先、要學(xué)會(huì )感情聯(lián)絡(luò )法。人非草木，孰能無(wú)情？ “感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力?！备星橥度胗兄?zhù)其他方法難以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹(shù)立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關(guān)系，使辦公室溝通協(xié)調工作的順利實(shí)施。
其次，沉著(zhù)冷靜“不沖動(dòng)”。有人說(shuō)沖動(dòng)是魔鬼，這一點(diǎn)也不假。人在沖動(dòng)的情況中，就會(huì )喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動(dòng)就會(huì )給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著(zhù)冷靜積極地理解對方，并用換位思考來(lái)考慮共同面臨的問(wèn)題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結果。
最后，要抓住最佳的溝通協(xié)調時(shí)機。信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時(shí)吸收它的可能性最大。一般來(lái)說(shuō)，某一問(wèn)題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問(wèn)題，或這個(gè)問(wèn)題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協(xié)調工作就是要把握好時(shí)機，做到言當其時(shí)，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現的某種特殊狀態(tài)的認識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會(huì )以較少的勞動(dòng)獲得較大的成果。如對“機”熟視無(wú)睹，麻木不仁，或不懂用機，就會(huì )喪失良機，前功盡棄?！皺C”隨時(shí)隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無(wú)機時(shí)尋機，弱機時(shí)強機，有機時(shí)乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見(jiàn)而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時(shí)，易失者機，迅而行之，速哉！”機不可失，失不在來(lái)，要及時(shí)溝通，相機協(xié)調。
四、提高辦公室人員的自身素質(zhì)是做好溝通協(xié)調工作的基本保證
辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質(zhì)修養，具有本職工作相適應的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調工作的基礎。溝通協(xié)調之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒(méi)有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來(lái)都會(huì )感到吃力，做溝通協(xié)調工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質(zhì)的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對性地提高自己，充實(shí)自我。
搞好素質(zhì)建設，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要解決人的世界觀(guān)、人生觀(guān)和行為準則方面的問(wèn)題。這是一個(gè)涉及政治方向、階級立場(chǎng)及工作原則的問(wèn)題。在辦公室溝通協(xié)調工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調好組織的工作為重，以整個(gè)組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力的強弱，與溝通協(xié)調的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調工作的基礎，多智才能多溝通協(xié)調，足智才能善溝通協(xié)調。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調之心，無(wú)溝通協(xié)調之才，只能是臨淵羨魚(yú)、望洋興嘆。
其次，要有不斷創(chuàng )新的精神。創(chuàng )新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更不必說(shuō)是一個(gè)單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng )新精神是分不開(kāi)的。創(chuàng )新正是辦公室工作的持久動(dòng)力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規，放手去干，那么溝通協(xié)調工作也就無(wú)法有新的進(jìn)展。
總之，搞好溝通協(xié)調工作既是提高辦公室整體工作水平的一個(gè)基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動(dòng)的一個(gè)“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協(xié)調工作的重要性，準確把握好溝通協(xié)調之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調工作的藝術(shù)，誠心建立了良好正常的人際關(guān)系，切實(shí)提高了自身的素質(zhì)，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進(jìn)而做好辦公室的溝通協(xié)調工作。
